Một số điểm lưu ý khi đăng ký hộ tịch tại UBND cấp xã
Một số điểm lưu ý khi đăng ký hộ tịch tại UBND cấp xã
Một số điểm lưu ý khi đăng ký hộ tịch tại UBND cấp xã
Hộ tịch là những sự kiện cơ bản xác định tình trạng nhân thân của một người từ khi sinh ra đến khi chết; việc đăng ký hộ tịch là việc của cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhằm xác định các sự kiện: sinh; kết hôn; tử; nuôi con nuôi; giám hộ; nhận cha, mẹ, con; thay đổi, cải chính, bổ sung, điều chỉnh hộ tịch; xác định lại dân tộc; xác định lại giới tính. Đồng thời, căn cứ vào quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền ghi vào sổ hộ tịch các việc: xác định cha, mẹ, con; thay đổi quốc tịch; ly hôn; huỷ việc kết hôn trái pháp luật; chấm dứt việc nuôi con nuôi. Giấy tờ hộ tịch do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho cá nhân theo quy định của pháp luật về hộ tịch là căn cứ pháp lý xác nhận sự kiện hộ tịch của cá nhân đó.
Vì vậy để đăng ký hộ tịch đúng và có hiệu quả, đảm bảo các quyền nhân thân của con người được phát huy, cán bộ hộ tịch ở các xã, phường, thị trấn trong tỉnh cần lưu ý một số nội dung như sau:
1- Cần phân biệt giữa đăng ký lại việc sinh và cấp lại bản chính giấy khai sinh
Đăng ký lại việc sinh là việc sinh đã được đăng ký nhưng sổ hộ tịch và bản chính Giấy khai sinh bị mất hoặc hư hỏng không sử dụng được thì UBND cấp xã nơi đương sự cư trú hoặc nơi đã đăng ký khai sinh trước đây thực hiện việc đăng ký lại.
Cấp lại bản chính Giấy khai sinh: Giấy khai sinh bị mất, hư hỏng hoặc phải ghi chú quá nhiều nội dung mà Sổ đăng ký khai sinh còn lưu trữ được thì UBND cấp huyện nơi lưu trữ Sổ đăng ký khai sinh thực hiện việc cấp lại bản chính Giấy khai sinh.
Như vậy, khác biệt lớn nhất là nếu Sổ hộ tịch không còn lưu thì UBND cấp xã được tiến hành đăng ký lại việc sinh, nếu sổ hộ tịch còn lưu thì UBND cấp huyện tiến hành cấp lại Giấy khai sinh. Chỉ có Giấy khai sinh là được cấp lại bản chính, còn các giấy tờ hộ tịch khác chỉ được cấp bản sao không được cấp lại bản chính, do đó cán bộ tư pháp hướng dẫn cho công dân giữ gìn cẩn thận các loại giấy tờ hộ tịch gốc, tránh sự mất mát, hư hỏng. Sau khi cấp lại bản chính Giấy khai sinh, UBND huyện phải thông báo cho UBND cấp xã để ghi chú vào sổ khai sinh việc đã cấp lại Giấy khai sinh để phục vụ cho công tác quản lý hộ tịch.
2- Phân biệt thay đổi, cải chính, điều chỉnh hộ tịch,
* Việc thay đổi họ, tên, chữ đệm được thực hiện trong các trường hợp sau:
+ Họ, tên, chữ đệm gây nhầm lẫn, ảnh hưởng đến tình cảm gia đình, danh dự, quyền, lợi ích của người đó
+ Theo yêu cầu của cha nuôi, mẹ nuôi cho con nuôi; hoặc khi không làm con nuôi nữa thì cha mẹ đẻ lấy lại tên trước đây đã đặt
+ Theo yêu cầu của cha, mẹ đẻ hoặc người con khi xác định cha mẹ cho con
+ Thay đổi từ họ của cha sang họ mẹ hoặc ngược lại
+ Người bị lưu lạc đã tìm ra nguồn gốc huyết thống của mình
+ Xác định lại giới tính
* Việc cải chính hộ tịch là cải chính những nội dung đã được đăng ký trong Sổ đăng ký khai sinh và bản chính Giấy khai sinh nhưng có sai sót trong khi đăng ký như nhầm lẫn ngày 30/02, nhầm lẫn ngày âm và ngày dương; cải chính phần khai về cha mẹ trong trường hợp phần khai về cha mẹ trong Sổ đăng ký khai sinh và Giấy khai sinh của người con đã ghi tên người khác mà không phải là cha, mẹ đẻ.
Giấy khai sinh là căn cứ để các ngành điều chỉnh những thông tin sai lệch trong các giấy tờ cá nhân của đương sự. Trường hợp đương sự không có Giấy khai sinh và sổ khai sinh không còn lưu thì căn cứ vào những hồ sơ giấy tờ cá nhân như: CMND, hộ khẩu, học bạ, bằng tốt nghiệp, lý lịch cán bộ, lý lịch đảng viên để tiến hành đăng ký lại việc sinh theo giấy tờ được xác lập đầu tiên. UBND cấp xã không được căn cứ vào những giấy tờ khác như huân huy chương, thẻ thương binh, bằng lái xe.. để làm căn cứ đăng ký lại việc sinh. Căn cứ vào Giấy khai sinh ( đăng ký lại) các cơ quan có liên quan điều chỉnh các giấy tờ cá nhân sai lệch đã cấp cho đương sự mà do ngành mình quản lý như ngành bảo hiểm điều chỉnh thông tin sai trong sổ bảo hiểm, ngành công an điều chỉnh những thông tin sai trong sổ hộ khẩu và CMND, ngành lao động thương binh xã hội điều chỉnh thông tin sai trong thẻ thương binh, ngành giáo dục và đào tạo điều chỉnh những thông tin sai trong bằng tốt nghiệp..... UBND cấp huyện không có thẩm quyền cải chính các giấy tờ cá nhân đó của đương sự khi có sự sai lệnh thông tin hộ tịch. UBND cấp xã không được đăng ký lại việc sinh sai để cải chính thành đúng, nếu đăng ký lại việc sinh sai thì UBND cấp huyện phải thu hồi, hủy bỏ giấy khai sinh đó, không được làm thủ tục cải chính, không được hợp lý hóa giấy tờ cho công dân.
UBND cấp xã không được thu giữ bản chính trong hồ sơ cải chính hộ tịch. Sau khi ghi bổ sung những thay đổi cải chính ở mặt sau Giấy khai sinh và cột ghi chú trong sổ khai sinh thì trả lại bản chính cho đương sự, nếu đương sự có nhu cầu cấp lại bản chính thì đến UBND cấp huyện để cấp lại, UBND xã không có thẩm quyền cấp lại Giấy khai sinh.
* Điều chỉnh hộ tịch là việc cán bộ hộ tịch căn cứ vào Giấy khai sinh hoặc các giấy tờ có liên quan khác điều chỉnh những thông tin trong các giấy tờ hộ tịch như: Giấy chứng nhận kết hôn, giấy chứng tử ....cho phù hợp. UBND cấp huyện và UBND cấp xã đều có thẩm quyền thực hiện điều chỉnh hộ tịch và bổ sung hộ tịch. Điều chỉnh hộ tịch và bổ sung hộ tịch không ban hành quyết định mà chỉ ghi vào mặt sau của giấy tờ hộ tịch cần điều chỉnh.
Trên đây là một số trường hợp mà cán bộ hộ tịch hay nhầm lẫn trong khi tiến hành đăng ký hộ tịch. Để tạo thuận lợi cho công dân khi thực hiện các thủ tục hành chính đồng thời tránh việc cấp sai thẩm quyền các giấy tờ hộ tịch, các cán bộ hộ tịch cần phân biệt đúng và đầy đủ các trường hợp đăng ký hộ tịch trên để thực hiện có hiệu quả công tác đăng ký và quản lý hộ tịch./.
Lê Nguyệt