Trong thời gian qua, triển khai thực hiện Đề án “Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc”, từ ngày 01/01/2016, Bộ Tư pháp đã xây dựng và áp dụng Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung (sau đây gọi là Phần mềm), trong đó có Phần mềm đăng ký khai sinh điện tử cho phép thực hiện việc đăng ký khai sinh, cấp số định danh cá nhân cho các trường hợp trẻ là công dân Việt Nam, đã xác định được giới tính, dưới 14 tuổi (tính đến thời điểm đăng ký khai sinh) theo quy định của Luật hộ tịch, Luật căn cước công dân, được đăng ký khai sinh từ ngày 01/01/2016. Đến nay, đã triển khai áp dụng tại tất cả cơ quan đăng ký hộ tịch của 63 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

Do thời điểm sử dụng Phần mềm không đồng nhất tại các địa phương (Việc sử dụng Phần mềm ngay từ ngày 01/01/2016 có 4 thành phố trực thuộc Trung ương: Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Đà Nẵng và huyện Quế Phong, tỉnh Nghệ An; các tỉnh, thành phố khác sử dụng Phần mềm vào các năm tiếp theo). Đồng thời trong quá trình thực hiện, có thời điểm hệ thống đường truyền Internet giữa Bộ Công an và Bộ Tư pháp bị lỗi, mất kết nối nên nhiều trường hợp trẻ em được đăng ký khai sinh bằng Phần mềm, thuộc diện được cấp Số định danh cá nhân nhưng trong Sổ đăng ký khai sinh và trên Giấy khai sinh, phần thông tin về số định danh cá nhân vẫn để trống. Những trường hợp này gồm 2 nhóm:

+ Nhóm thứ nhất là các trường hợp được đăng ký khai sinh từ ngày 01/01/2016 đến trước thời điểm địa phương áp dụng Phần mềm.

+ Nhóm thứ hai là các trường hợp bị lỗi kết nối, Phần mềm bị treo hoặc máy tính/mạng trục trặc…  không kết nối lấy số định danh cá nhân được tại thời điểm đăng ký khai sinh, phải đăng ký, cấp Giấy khai sinh và bỏ trống phần thông tin về số định danh cá nhân để bảo đảm thời hạn giải quyết thủ tục hành chính và nhu cầu có Giấy khai sinh của trẻ em.

Các trường hợp này, sau đó, cơ quan đăng ký hộ tịch hoặc đã thực hiện việc nhập dữ liệu từ sổ đăng ký khai sinh vào Phần mềm hoặc hệ thống sau khi được khắc phục đã tự động kết nối, được cấp số định danh cá nhân nhưng chỉ có số định danh cá nhân trong Phần mềm, chưa được bổ sung số định danh cá nhân trong Sổ đăng ký khai sinh và trên Giấy khai sinh.

Để giải quyết vấn đề này, bảo đảm thông tin trong Sổ đăng ký khai sinh, Giấy khai sinh đầy đủ, thống nhất với Phần mềm, Bộ Tư pháp hướng dẫn thực hiện như sau:

1. Đối với các địa phương triển khai áp dụng Phần mềm sau ngày 01/01/2016

Cơ quan đăng ký hộ tịch thực hiện việc số hóa sổ đăng ký khai sinh theo hướng dẫn của giai đoạn 1 tại Tài liệu kèm theo Công văn số 1437/BTP-CNTT ngày 25/4/2019 của Bộ Tư pháp. Sau khi nhập vào Phần mềm, có số định danh cá nhân thì công chức tư pháp – hộ tịch của UBND cấp xã căn cứ Phần mềm, thực hiện việc bổ sung số định danh cá nhân trong Sổ đăng ký khai sinh tương ứng, tại mục Ghi chú ghi rõ: “bổ sung số định danh cá nhân theo hướng dẫn tại Công văn số … ngày … của Bộ Tư pháp”. Sau đó, nếu cha, mẹ trẻ em có yêu cầu bổ sung số định danh cá nhân của trẻ em trên bản chính Giấy khai sinh thì thực hiện tương tự trên Giấy khai sinh. Các bước nghiệp vụ khác thực hiện theo đúng quy định của thủ tục bổ sung thông tin hộ tịch.

2. Các trường hợp do hệ thống đường truyền Internet giữa Bộ Công an và Bộ Tư pháp bị lỗi, mất kết nối chưa lấy số định danh cá nhân được tại thời điểm đăng ký khai sinh cho trẻ em, nếu sau khi khắc phục, có số định danh cá nhân của trẻ em trên Phần mềm thì cũng thực hiện tương tự như hướng dẫn tại mục 1.

Để bảo đảm quyền được đăng ký khai sinh của trẻ em, Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương cần hướng dẫn cơ quan đăng ký hộ tịch nếu gặp tình trạng lỗi kỹ thuật như nêu trên thì vẫn thực hiện đăng ký khai sinh, cấp Giấy khai sinh cho trẻ em, để trống phần thông tin về số định danh cá nhân và thực hiện bổ sung sau theo hướng dẫn này. Đồng thời chủ động trao đổi với cơ quan Bảo hiểm xã hội tỉnh bảo đảm vẫn cấp Thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ em, không được vì lý do Giấy khai sinh không có số định danh cá nhân mà từ chối cấp Thẻ, theo đúng hướng dẫn của Bộ Tư pháp.

Lưu ý: việc ghi chú “ bổ sung số định danh cá nhân theo hướng dẫn tại Công văn số … ngày … của Bộ Tư pháp” theo Công văn nêu trên cần ghi rõ “bổ sung số định danh cá nhân theo hướng dẫn tại Công văn số 4756/BTP-HTQTCT ngày 18/12/2020 của Bộ Tư pháp”.

Công văn số 4756/BTP-HTQTCT được đăng tải trên mục Công văn nghiệp vụ Cổng thông tin điện tử của Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực – Bộ Tư pháp