Tăng cường thực hiện nghiêm các quy định pháp luật về công chứng, chứng thực và tập sự hành nghề công chứng.

Thực hiện Luật Công chứng năm 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành, hoạt động công chứng trong thời gian qua tiếp tục có những bước phát triển cả về chất và lượng, ngày càng khẳng định vị trí, vai trò của dịch vụ cơ bản thiết yếu trong đời sống kinh tế - xã hội. Bên cạnh những kết quả đã đạt được, trong thời gian gần đây, qua công tác quản lý nhà nước và phản ánh của báo chí, cho thấy một số tổ chức hành nghề công chứng ở một số địa phương có biểu hiện vi phạm liên quan đến hoạt động công chứng bản dịch, công chứng hợp đồng mua bán xe máy, xe ô tô, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản. Một số tổ chức, doanh nghiệp không phải là tổ chức hành nghề công chứng nhưng quảng cáo, đăng tin không chính xác, treo biển hiệu liên quan đến hoạt động công chứng nhằm gây nhầm lẫn đối với cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp. Bên cạnh đó, tình trạng giả mạo giấy tờ, giả mạo người yêu cầu công chứng để tham gia giao kết hợp đồng, giao dịch tại các tổ chức hành nghề công chứng xảy ra tại một số địa phương ngày càng phức tạp, tinh vi. Một trong những nguyên nhân của tình trạng này là do ý thức và chất lượng của một bộ phận công chứng viên chưa cao; kỹ năng hành nghề, đặc biệt là kỹ năng nhận diện các hành vi giả mạo, lừa đảo trong hoạt động công chứng, chứng thực chưa tốt; một số công chứng viên không kiểm tra kỹ bản chính hoặc chứng thực cả những bản sao giấy tờ giả, chứng thực bản sao không có bản chính; nhiều tổ chức hành nghề công chứng thiếu trang thiết bị, công nghệ hỗ trợ nhận biết giấy tờ giả …

Để việc công chứng bản dịch, công chứng hợp đồng mua bán xe máy, xe ô tô, việc chứng thực bản sao từ bản chính và chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản... tại các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh thực hiện đúng quy định của pháp luật về công chứng và chứng thực và các quy định pháp luật có liên quan và bảo đảm nâng cao chất lượng tập sự hành nghề công chứng, Sở Tư pháp đề nghị các tổ chức hành nghề trên địa bàn tỉnh thực hiện một số nội dung, cụ thể như sau:

1. Tiếp tục thực hiện nghiêm các Công văn số 2403/STP-BTTP ngày 16/12/2022 và Công văn số 2085/STP-BTTP ngày 27/9/2023 của Sở Tư pháp gửi các tổ chức hành nghề công chứng về chấn chỉnh hoạt động công chứng, trong đó nêu cao vai trò quản lý nhà nước của Sở Tư pháp trong hoạt động công chứng, tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra, kịp thời xử lý nghiêm các sai phạm trong hoạt động công chứng và tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc hành nghề, các quy định về trình tự, thủ tục công chứng đúng thẩm quyền và trách nhiệm theo quy định của pháp luật công chứng và pháp luật có liên quan.

2. Thực hiện đúng các quy định của pháp luật về công chứng và chứng thực (Luật Công chứng năm 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành; Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch và Thông tư hướng dẫn), trong đó lưu ý:

- Khi chứng thực bản sao từ bản chính phải thực hiện kiểm tra, đối chiếu kỹ cả bản chính và bản sao. Trong trường hợp nghi ngờ về tính hợp pháp của bản chính giấy tờ, văn bản thì yêu cầu các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp thông tin cần thiết để xác minh theo quy định tại khoản 5 Điều 9 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP; trường hợp phát hiện bản chính được cấp sai thẩm quyền, giả mạo hoặc nghi ngờ giả mạo thì phải từ chối chứng thực và lập biên bản tạm giữ, chuyển cơ quan nhà nước có thẩm quyền xử lý theo quy định của pháp luật…

- Khi công chứng bản dịch phải tuân thủ trình tự, thủ tục tại Điều 61 Luật Công chứng năm 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành; Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, Thông tư số 01/2020/TT-BTP. Các tổ chức hành nghề công chứng tăng cường quản lý đội ngũ người phiên dịch là cộng tác viên của đơn vị mình, nếu phát hiện vi phạm Sở Tư pháp sẽ xử lý nghiêm các trường hợp vi phạm (như ký khống nhưng không dịch trực tiếp…).

- Chấp hành nghiêm chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng được quy định tại Luật Công chứng năm 2014, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và các văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ.

- Hội công chứng viên tỉnh Thanh Hoá phối hợp với Sở Tư pháp để thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn cho đội ngũ công chứng viên về các kỹ năng nhận biết giấy tờ giả trong hoạt động công chứng, chứng thực (nhận dạng chữ viết, chữ ký giả; nhận dạng hình dấu giả trong giấy tờ tài liệu; nhận dạng tài liệu bị thay ảnh, ghép ảnh, thay trang; một số kinh nghiệm xử lý tình huống khi gặp tài liệu nghi là giả, tài liệu ban hành sai về nội dung, hình thức hoặc thẩm quyền ban hành và ngăn chặn việc làm giả văn bản công chứng, chứng thực…); có biện pháp tăng cường chia sẻ thông tin, kinh nghiệm giữa các tổ chức hành 3 nghề công chứng trên địa bàn tỉnh để phòng ngừa rủi ro khi chứng thực bản sao từ bản chính và chứng thực chữ ký tại các tổ chức hành nghề công chứng, khuyến nghị các tổ chức hành nghề công chứng tăng cường giải pháp lắp đặt các thiết bị công nghệ cao để soi chiếu các loại giấy tờ giả; phối hợp với cơ quan Công an, sở, ngành liên quan để tăng cường công tác đấu tranh, phòng chống vi phạm pháp luật, trong đó có hoạt động công chứng.

3. Thực hiện nghiêm túc việc phổ biến, quán triệt nội dung Thông tư số 08/2023/TT-BTP hướng dẫn tập sự hành nghề công chứng, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 20/11/2023 công chứng viên, người đủ điều kiện đăng ký tập sự tại đơn vị mình.

Những quy định mới của Thông tư về trách nhiệm liên hệ tập sự, việc đăng ký tập sự, quyền và nghĩa vụ của người tập sự, công chứng viên hướng dẫn tập sự, về hình thức kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng… Theo đó, một số nội dung mới cần chú ý của Thông tư liên quan đến các đối tượng này là quy định trách nhiệm của người tập sự trong việc tự liên hệ tập sự trước khi đề nghị Sở Tư pháp bố trí tập sự, người tập sự phải bảo đảm thời gian tập sự hằng ngày theo ngày, giờ làm việc của tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự; quy định rõ về việc từ chối hướng dẫn tập sự và thay đổi công chứng viên hướng dẫn tập sự; bổ sung một số trường hợp chấm dứt tập sự; quy định về điều kiện và thủ tục công nhận hoàn thành tập sự; quy định về trách nhiệm của tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự trong việc quản lý người tập sự và công chứng viên hướng dẫn tập sự; quy định về việc tổ chức kiểm tra và hình thức kiểm tra kết quả tập sự... Các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh cần chuẩn bị tốt các điều kiện về công chứng viên và cơ sở vật chất để tạo điều kiện cho người tập sự hành nghề công chứng tại tổ chức mình; công chứng viên hướng dẫn tập sự phải nghiên cứu và thực hiện đầy đủ trách nhiệm của mình theo quy định mới của Thông tư.

Trong quá trình thực hiện quản lý nhà nước, Sở Tư pháp sẽ tăng cường thanh tra, kiểm tra, xử lý nghiêm và kịp thời các vi phạm trong hoạt động tập sự hành nghề công chứng để bảo đảm tính nghiêm túc, chất lượng tập sự hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh. Phối hợp với cơ quan liên quan thường xuyên rà soát, giám sát và xử lý nghiêm theo quy định của pháp luật các tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân quảng cáo, đăng tin không chính xác, treo biển hiệu liên quan đến hoạt động công chứng nhằm gây nhầm lẫn đối với cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp gây bức xúc trong dư luận xã hội. 4 Trên đây là một số nội dung tăng cường thực hiện nghiêm các quy định của pháp luật về công chứng, chứng thực và tập sự hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh, Sở Tư pháp gửi các tổ chức hành nghề công chứng để thực hiện

Chi tiết tại file đính kèm........................................................................................................................................................................................................

Công văn số 2369/STP-BTTP